EXCEL

Excel 2013

EXCEL

Aprendí a conocer los conceptos básicos de Excel como rango, celda y archivos, ya que no tenía conocimiento alguno de cómo utilizar este programa, y ahora puedo realizar fácilmente alguna actividad que relacione este programa.

CONCEPTO DE EXCEL

 Excel es una hoja electrónica o llamada también hoja de cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. Excel se utiliza en diferentes campos laborales:

·         Contabilidad

·         Inventarios

·         Controles de compras y venta

·         Facturización

·         Lista de productos

·         Control de notas

Excel en tu vida laboral

Para ello es necesario que conozcas estos conceptos:

CELDA: Es la intercepción de una columna y una fila

RANGO: Es la sección de un conjunto de celdas rectangulares que puede ser desde una sola celda hasta toda la hoja electrónica, su dirección se define desde la primera celda seguida de dos puntos hasta la dirección de la última celda, por ejemplo: A1: A10

Rango y Celda

Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está conformado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas donde se pueden guardar datos y aplicar fórmulas.

La utilidad y el poder de la hoja electrónica están en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene.

COMPONENTES DE LA HOJA DE CÁLCULO

La pantalla inicial de Excel se divide en:

1.      Celda activa

2.      Barra de herramientas de acceso rápido: Guardar, Deshacer, Rehacer

3.      Cuadro de nombres: El nombre de la celda donde estamos ubicados

4.      Barra de fórmulas: Activa fórmulas y funciones

5.      Ficha de Comandos

6.      Grupo de Herramientas

7.      Encabezado de columnas

8.      Encabezado de filas

9.      Etiquetas de hojas de calculo

10.  Barras de desplazamiento horizontal y vertical

11.  Vistas de Excel: Para poder visualizar diferentes formas de la hoja de calculo

12.  ZOOM

13.  Backtage

Elementos de la hoja de calculo

¡DATO INTERESANTE!

Un dato interesante es que en una hoja de cálculo tiene 16,384 columnas.

BARRA DE ACCESO RÁPIDO

Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer y Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir otros botones.

Pasos a seguir para personalizar la barra de acceso rápido:

1. Seleccione la ficha Archivo
2. Ubique el cursor en opciones

·         En la sección más frecuentes seleccione combinación de colores y seleccione el color de su preferencia

Barra de Acceso Rapido

ATAJOS QUE TE FACILITARAN ESTAR EN EXCEL

1.      Ayuda                                                                                         F1

2.      Edición de la celda en uso                                                         F2

3.      Ir a                                                                                             F5 o CTRL+I

4.      Revisar Ortografía                                                                     F7

5.      Guardar como                                                                           F12

6.      Copiar selección                                                                        CTRL+C

7.      Mostrar el cuadro de dialogo “Buscar”                                                CTRL+B

8.      Mostrar el cuadro de dialogo “Reemplazar”                           CTRL+ L

9.      Nuevo Archivo                                                                           CTRL+U

10.  Abrir Archivo                                                                             CTRL+A

11.  Imprimir                                                                                    CTRL+P

12.  Guardar Archivo                                                                        CTRL+G

13.  Pegar la selección copiada                                                        CTRL+V

14.  Cortar la selección                                                                    CTRL+X

15.  Rehacer la última acción deshecha                                          CTRL+Y

16.  Deshacer                                                                                    CTRL+Z

TIPOS Y TAMAÑOS DE FUENTES

Acerca de este tema aplicamos texto y tamaño, siguiendo los siguientes pasos:

1.      Marque el texto

2.      Seleccione la ficha INICIO, clic al comando Fuentes y seleccionar el tipo y tamaño que desees

Tipo y tamaño de fuente

ALINEACIÓN DE TEXTO EN CELDAS.

En este proceso aplicamos la alineación de textos en cada celda, de esta forma:

1.      Marque el texto

2.      En la ficha INICIO, dar clic en el icono CENTRAR

3.      Centre el resto de las columnas

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Pasos a seguir para agregar nuevos datos a una tabla:

1.      Seleccione una columna

2.      Selecciona la ficha INICIO, grupo CELDAS, comando INSERTAR

3.      Elije que deseas añadir COLUMNAS

Insertar filas y columnas

SUMATORIAS

Con esta función aprendimos a sumar resultados de columnas numéricas de la siguiente forma:

1.      Marque la columna que desee sumar

2.      En la ficha INICIO, dar clic al comando SUMA DEL GRUPO, modificar

3.      Obtenga su sumatoria de columnas

4.      Guarde el libro

Ejercicio realizado en clase:Sumatorias

LINEAS DE DIVISIÓN

Y para eliminar esas líneas de división de la hoja de cálculo realice el siguiente proceso:

1.      Seleccionar la ficha VISTA

2.      Desactive la casilla “líneas de división”

3.      Ahora, observe que la hoja ya no posee dichas líneas

Ejercicio realizado en clase donde trabajamos con Lineas de division

BORDES EN UNA TABLA

Ahora veamos como colocar bordes a la tabla:

1.      Primero, seccione la tabla

2.      Por último seleccione la ficha INICIO, grupo FUENTES, comando Bordes

Bordes

¿Cómo ocultar/mostrar filas y columnas?

De esta manera se protegen los datos que hemos trabajado o por el contrario podemos compartir de alguna forma nuestro trabajo, pero para ocultar o mostrar debes seguir los siguientes pasos:

1.      Marque la columna que desee ocultar/mostrar

2.      Seleccione la ficha INICIO

3.      Busque el grupo mostrar, comando formato

4.      Dar clic en Ocultar/Mostrar, seleccione la columna

5.      Guarde el archivo

Ocultar/Mostrar filas y columnas

FORMATO DE NÚMEROS

También aprendí a aplicar formato de número a la tabla de la siguiente forma:

1.      Marque la columna a la que desee dar formato

2.      Seleccione la ficha INICIO, grupo Número

3.      Dar clic en el comando formato de número de contabilidad

4.      Aplicar el símbolo monetario

Formato de numeros

MARGENES DE HOJA EN EXCEL

¿Cuáles son los pasos para agregar márgenes de hoja en Excel?

1.      Seleccione la ficha Diseño de página

2.      Clic en MARGENES

3.      Aplique la medida que desee

4.      Centrar en la página horizontalmente

5.      Guardar

Aplicar margenes en una hoja de calculo

FILTRAR DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL

      Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos  a desplegar aquellas filas con criterios especificados. Los datos de una tabla no son eliminados ni alterados si  no que solamente se ocultan de la vista.

Filtrar

PLANILLAS DE PAGOS

Estos se aplican mediante la ley, ya que el Gobierno exige que se apliquen.

FUNCIONES BÁSICAS.

Estas funciones ya están hechas.

FUNCIÓN MÁXIMO

Esta función encuentra el valor máximo o mayor de un conjunto de rangos

FUNCIÓN LÓGICA SI

Esta función determina si un valor es falso o verdadero de acuerdo a una condición establecida.

TIPOS DE GRÁFICOS

Un gráfico es una representación visual de un análisis y se utiliza para la interpretación de resultados de investigaciones de campo. Y algunos de los tipos de gráficos son los siguientes:

·         Gráfico de columna: Muestra cambios de datos e ilustra comparaciones entre elementos

·         Gráfico Lineal: Muestra datos continuos en el tiempo y también muestra tendencias en datos a intervalos iguales.

·         Gráfico circular: Muestra el tamaño de los elementos de una serie de datos

·         Gráfico de Barra: Muestra comparaciones entre elementos individuales

·         Gráfico de Área: Este gráfico destaca la magnitud del cambio en el tiempo

·         Gráfico de Anillos: Muestra la relación de las partes con un todo

Ejercicio realizado en clase en el que cree graficos

En el curso de Excel Avanzado 2010 aprendimos a utilizar otro tipo de funciones y formatos que nos fue de utilidad para mejorar nuestro rendimiento en dicho programa.

FUNCION BUSCARV

La función BUSCARV busca datos que están en la primer columna de una tabla (a esa tabla se le denomina matriz de búsqueda o de datos), si el valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que está en la  misma fila que el dato a buscar) de una columna específica, la sintaxis, etc.)

BUSCARV (Valor a buscar: Matriz de búsqueda; Columna; Valor Lógico)

Valor a buscar: Esta es la columna de extrema izquierda

Matriz de Búsqueda: Es la matriz de la tabla sin encabezado

Columna: Es la columna donde está el valor asociado

Valor Lógico: Falso: Valor exacto, Verdadero: Valor aproximado

De igual manera, conocimos y trabajamos con las funciones financieras y las aplicamos en situaciones reales, es decir, de la vida cotidiana.

·         FUNCIÓN PAGO: Calcula el monto de cada uno de los pagos de un préstamo con cierta tasa de interés fijo, a un número determinado de pagos.

·         FUNCIÓN VALOR ACTUAL: Se aplica cuando se conoce el monto a pagar, pero se desconoce el valor del préstamo inicial. FX*Conocida como VA

·         FUNCIÓN PERÍODO: Determina el número de pagos que se deben efectuar ante un préstamo. FX= NPER

·         FUNCIÓN TASA: Se aplica cuando se desconoce la tasa de interés al pago de un préstamo FX=TASA

·         VALOR FUTURO: Se utiliza para calcular el valor futuro de una inversión. FX=VF

Ejercicio realizado en clase donde aplique las funciones en un caso

SUBTOTALES

Obtuvimos subtotales de una matriz de la siguiente forma:

1.      Copiar las columnas que desee

2.      Ordenar alfabéticamente las columnas

3.      Active la ficha Datos

4.      Seleccione SUBTOTALES

Ejercicio realizado en clase:Seleccionar los datos

Ejercicio realizado en clases con subtotales

FILTROS

Filtrar (Hacer una selección que cumpla con una acción) datos de una misma matriz siguiendo los siguientes pasos:

1.      Filtrar un color especifico

2.      Filtrar un tamaño especifico

3.      Filtrar las que pertenezcan a un ambiente definido

VALORES RELATIVOS: Son aquellos que cambian constantemente su valor

VALORES ABSOLUTOS: Son aquellos que mantienen su valor

El promedio final lo obtuve de la siguiente manera:

1.      Fui a la tabla de funciones y seleccionamos la función PROMEDIO y realizamos el procedimiento que ahí solicitaba

2.      Lo hicimos manualmente que era otra opción de obtener el promedio final, utilizando la formula, por ejemplo: (F14+K14+P14)/3 Luego solo completamos que es un valor relativo

El rango de periodo lo obtuve de esta forma:

1.      Fui a la tabla de funciones y dar clic a la función lógica SI y luego solo se coloca los datos requeridos

El rango de categoría lo obtuve así.

1.      Fui a la tabla de funciones y seleccione la función BUSCARV, el valor buscado fue el promedio final, y completamos la matriz buscada y luego le aplicamos el valor absoluto F1

Ejercicio trabajado en clase donde aplicamos todas las funciones

TABLAS DINAMICAS

Es una de las herramientas más poderosas de Excel, permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información, con tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formara el reporte

-Funcionamiento de las tablas dinámicas:

ü  Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos

Una tabla dinámica nos ahorra el utilizar fórmulas

Ejercicio trabajado en clase con tablas dinámicas 

Ejercicio trabajado en clase con tabla y gráfico dinámico